Каждое событие, как живой организм – будет правильно функционировать, если держать под контролем все системы. В этом смысле бизнес-события должны работать еще точнее, чтобы действительно добиться того эффекта, которого от них ожидают. Что становится слагаемыми успеха при подготовке мероприятий? Делится мнением эксперт, организатор, директор делового областного журнала «Бизнес и власть» Наталья Нестерова.
Определите цели и формат
К этому вопросу стоит подойти критично. Сформулируйте цель максимально конкретно: вы хотите донести знания до участников, отблагодарить партнеров, собрать деньги на проект или доставить гостям эстетическое удовольствие?
От ответа будет зависеть формат мероприятия: концепция, время проведения и длительность, роли в команде, оформление зала, еда и звук.
Планирование
Составьте план. В котором пропишите логистику, контент и продвижение мероприятия. Этот документ должен быть доступен всей команде. Так каждый сможет видеть задачи друг друга и общую картину. Сначала подготовьте список главных задач, а потом максимально детализируйте в виде конкретных шагов, которые необходимо будет сделать. Важно указать в плане время, необходимое для выполнения каждой задачи.
Бюджет
Посмотрите на список задач и отразите их в конкретной сумме. Также стоит подумать о резерве на случай непредвиденных ситуаций.
Зоны ответственности.
Очень важно распределить задачи между членами команды не только на этапе подготовки, но и во время проведения мероприятия. Распределите ответственность людей по зонам. Раздайте всей команде документ с распределением обязанностей, чтобы каждый знал, к кому с каким вопросом обращаться.
Продвижение мероприятия
Важно заложить достаточно времени для анонсирования мероприятия. Тип события, его целевая аудитория, внутренние ресурсы и бюджет определят ваш маркетинговый подход. Выбирая информационных партнеров, сосредоточьтесь на тех, кто общается именно с вашей ЦА. Лучше иметь немного партнеров, но целевых, чем рассказать о событии абсолютно всем. Также важно создать одно ключевое сообщение, которое будет транслироваться по всем каналам. Убедитесь, что оно лаконично и точно передает идею мероприятия вашей аудитории.
Финальная проверка за сутки до события
Убедитесь, что вы сообщили участникам, как добраться до локации, пригласили всех важных гостей, подготовили печатные материалы, аудио- и видеоконтент. Проверьте, все ли верно понимают свои задачи и зоны ответственности, готово ли помещение. Также сообщите всем основные контактные номера для связи друг с другом или на случай экстренных ситуаций.
Обратная связь
Самостоятельно сложно объективно оценить, как все прошло. Поэтому попросите участников заполнить распечатанные листы обратной связи в конце события или онлайн-форму по возвращении домой. Эта информация поможет избежать ошибок в будущем и улучшить качество ваших событий. Если есть возможность, соберите отзывы посредством социальных сетей или запишите видеоотзывы в конце мероприятия. Это пригодится для будущих событий.
Вологодский Бизнес-инкубатор предоставляет помещения для вашего бизнес-события, семинара, тренинга:
Большой зал – 550 руб. в час
Малый зал – 350 руб. в час
Больше информации об аренде конференц-залов Вы сможете узнать по телефону: (8172) 57-83-50 (доб.406 или 405) и оставить заявку по электронному адресу Adm.Event@smb35.ru
Машиностроительная, 19
.jpg)
